Kỹ năng văn phòng cần phải có là gì ? Đó chính là những kỹ năng mềm trong công việc, cũng như giao tiếp để có thể tiếp thu nhiều kiến thức hơn. Và đó là những kỹ năng mà một nhân viên văn phòng cần phải có được
Trong bài viết bên dưới đây mình sẽ cùng các bạn tìm hiểu sơ lược về các kỹ năng văn phòng cần phải có. Cũng như công việc và nhân viên văn phòng là gì nhé ! Hãy cùng mình theo dõi bài viết bên dưới !
1. Nhân viên văn phòng là gì?
Có thể thấy, trong lĩnh vực hành chính văn phòng, nhân viên văn phòng là cụm từ được nhắc đến khá rộng lớn. Trong tiếng anh, nhân viên văn phòng có thể hiểu là những Office Staff và được ví như những bảo mẫu của các công ty, thực hiện các công việc ảnh hưởng đến hành chính nhân sự.
Nhân viên văn phòng chính là một trong những bộ phận cốt lõi, là cơ quan không thể thiếu của mỗi đơn vị công ty. Họ là những người gánh chịu hậu quả về công việc ảnh hưởng đến thủ tục hành chính
Nhân viên văn phòng đảm nhiệm những vai trò liên quan đến hành chính nhân sự trong công ty
2. Mô tả công việc của nhân viên văn phòng – kỹ năng văn phòng cần phải có
Một nhân viên văn phòng luôn luôn bận rộn đôi khi phải làm khá nhiều công việc cùng một lúc không kiểu như nhiều người thường nghĩ. điều này càng thấy rõ hơn ở các công ty hay doanh nghiệp lớn.
Nhân viên văn phòng giỏi là nên có đầy đủ các kỹ năng nghiệp vụ, cũng giống như chuyên ngành thì mới có thể xử lý công việc tốt nhất. đáng chú ý, một CV nhân viên văn phòng ấn tượng cũng chính là lợi thế cho bạn khi ứng tuyển vào vị trí nhân viên văn phòng tại những doanh nghiệp lớn. Vậy bạn đã hiểu rõ hết những công việc của một nhân viên văn phòng chưa?
1. Thanh toán các khoản chi phí cho văn phòng
Mỗi tháng, vai trò của nhân viên văn phòng phải đảm nhận việc lập phiếu và thanh toán tất cả các chi phí phí cố định như cơ sở vật chất, trang thiết bị đảm bảo phục vụ cho quá trình hoạt động ổn định của tổ chức. Những chi phí phí cần thiết như: văn phòng phẩm cho doanh nghiệp, khoản chi điện thoại, internet, khoản chi mặt bằng doanh nghiệp, …
Đôi khi, nhân viên văn phòng tại các doanh nghiệp hay công ty nhỏ còn phải thực hiện cả việc tạm ứng trước các khoản thanh toán thay cho thủ quỹ.
2. Nhân viên văn phòng trực ở quầy lễ tân – kỹ năng văn phòng cần phải có
Thông thường, nhân viên văn phòng thường có vị trí thực hiện công việc khá linh động, có thể là trực ở quầy lễ tân. Họ có trách nhiệm trực và tiếp nhận điện thoại khi khách hàng gọi tới điện thoại công ty, họ cũng chính là những người đón tiếp khách hàng tới doanh nghiệp.
Bên cạnh đấy, trước mỗi cuộc họp hay những hội nghị của tổ chức, nhân viên văn phòng là người trực tiếp thực hiện từ công tác chuẩn bị, soạn thảo chiến lược đến khâu tổ chức cuộc họp.
Để hoàn thiện tốt những nhiệm vụ này, yêu cầu cố định ra với bạn là phải có kỹ năng giải quyết tốt, năng lực giao tiếp tốt, giọng nói dễ nghe, chuẩn, đặc biệt là nên có tài ứng biến linh động với những tình huống bất ngờ xuất hiện.
Nhân viên văn phòng trực ở quầy lễ tân đón khách
Tại thời điểm này, nhu cầu tuyển nhân viên văn phòng ngày càng lên cao, cơ hội việc làm cho ngành nghề này càng ngày càng mở rộng hơn. Tuy vậy, nhiều công ty, công ty có yêu cầu khá cao về ngoại hình đối với nhân viên văn phòng đặc biệt là ở những vị trí trực quầy lễ tân.
Bởi nhân viên trực quầy lễ tân cũng như bộ mặt của công ty. Không những vậy, một nhân viên văn phòng chuyên nghiệp ở vị trí trực quầy lễ tân còn phải có thể ngoại ngữ tốt. Chính bởi vậy, bạn cũng nên cân nhắc kỹ khi ứng tuyển vị trí này ở các doanh nghiệp nhé.
3. Đảm nhiệm công tác văn thư lưu trữ
Nhân viên văn phòng có trách nhiệm chính là thực hiện các công việc ảnh hưởng đến kỹ năng nghiệp vụ, đảm nhiệm về các công văn, giấy tờ, tài liệu ảnh hưởng của công ty. Nhân viên văn phòng trực tiếp thực hiện việc chuyển và nhận những tài liệu cần thiết từ doanh nghiệp tới khách hàng cũng như đối tác và trái lại.
Họ có trách nhiệm giải quyết và lưu trữ các tài liệu một cách khoa học nhất để thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cần thiết. Chú ý, nhân viên văn phòng luôn phải bảo đảm bản gốc các tài liệu cần thiết được lưu trữ cẩn thận, trong trường hợp các bộ phận khác cần đến thì chỉ mang lại bản photo có dấu công chứng. Bản chính của tài liệu chỉ cung cấp trong trường hợp thực sự cần thiết.
3. Những kỹ năng văn phòng cần phải có – kỹ năng văn phòng cần phải có
1. Kỹ năng giao tiếp
Đây chính là bước đầu tiên bạn gây ấn tượng đối với mọi người xung quanh. Hãy nhớ giao tiếp không phải hùng biện, có khả năng bạn hùng biện rất tốt tuy nhiên không có nghĩa bạn giao tiếp tốt. Giao tiếp là cách bạn lắng nghe và thuyết phục đối phương như thế nào, kết quả ra sao?
Bạn cũng không cần thể hiện bạn thân quá là nhiều trước đám đông, việc này sẽ dễ gây ra tác dụng ngược, khiến bạn trở nên “khó ưa” với phần đông người. Kỹ năng giao tiếp nằm ở cách mà bạn quan sát, kiên nhẫn lắng nghe, lọ hoa tĩnh, đáp ứng mọi người.
2. Kỹ năng thực hiện công việc nhóm
Kỹ năng này gần như các bạn đều đã được luyện tập ngay khi còn ngồi trên ghế nhà trường. Ông Lynne Sarikas, giám đốc trung tâm sự nghiệp MBA Đại học Northeastern, Mỹ từng chia sẻ: “Các nhà lãnh đạo luôn ước muốn nhân viên của họ có mối tương quan tốt với nhau vì điều này sẽ giúp tăng đạt kết quả tốt công việc, chính vì vậy một trong những kỹ năng mềm cần thiết mà “dân” công sở nên rèn luyện đó là kỹ năng hợp tác và thực hiện công việc nhóm. Để hợp tác và làm việc nhóm thành công cần dựa trên nguyên tắc bình đẳng, tôn trọng và thống nhất”.
Làm việc nhóm là một trong những kỹ năng văn phòng cần có của mọi nhân viên (nguồn: Kỹ Năng Việt)
3. Kỹ năng tin học
Kỹ năng tin học là một trong những kỹ năng cần cần có khi bạn mong muốn làm việc tại văn phòng. Bao gồm: Kỹ năng gõ bàng phím nhanh, sử dụng thành thạo Word – Excel, sử dụng email đạt kết quả tốt, cách sao lưu dữ liệu và bảo vệ thiết bị khỏi phần mềm độc hại.
Thông thạo tin học hỗ trợ rất nhiều trong công việc mỗi ngày, giải quyết các hoạt động trong đơn vị trở nên rất nhanh hơn.
4. Kỹ năng quan sát – kỹ năng văn phòng cần phải có
khả năng quan sát và phân tích giúp bạn học được nhiều điều hơn trong cuộc sống. Quan trọng là các luật “bất thành văn” trong đơn vị hoặc có những thứ trong công việc chẳng phải ai cũng nói ra hay chỉ dạy bạn cả. Cách độc nhất bạn sẽ học là chịu khó quan sát, phân tích và trình bày mọi thứ xung quanh.
Xem thêm : Kỹ năng văn phòng là gì ? Khái niệm về hành chính văn phòng
Xem thêm : Top 5 xu hướng Facebook Marketing mới nhất hiện nay
Tạm kết :
Bài viết trên đây mình vừa giới thiệu sơ lược tới các bạn kỹ năng văn phòng cần phải có những gì . Cũng như tìm hiểu công việc và một vài kiến thức liên quan đến nhân viên văn phòng. Mong rằng bài viết này sẽ giúp các bạn hiểu thêm về công việc văn phòng là như thế nào ! Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết !
Vũ – Tổng hợp, chỉnh sửa
(Nguồn tổng hợp: edu2review.com, 123job.vn,…. )
