Làm việc văn phòng có thực sự dễ dàng như bạn tưởng. Làm việc văn phòng cũng cần có những kỹ năng làm việc hiệu quả mà không phải ai cũng có. Bạn muốn công việc của mình suôn sẻ nhất, hãy cùng theo dõi bài viết Tổng hợp những cách làm việc văn phòng hiệu quả nhất hiện nay nhé.
10 kỹ năng thiết yếu cần có của một nhân viên văn phòng
Giao tiếp hiệu quả
Ăn nói giữ nhiệm vụ quan trọng trong kinh doanh và nhiều lúc mang tính quyết định của thành công. Kỹ năng nội dung là năng lực giao tiếp đạt kết quả tốt suy nghĩ và ý tưởng của bạn trong giao tế, trên giấy tờ và qua điện thoại. Nó liên quan đến việc biết tiếp thu người khác, xây dựng niềm tin và tôn trọng các một lời phàn nàn, khái niệm của người khác. Bạn không luôn phải nói hay như diễn giả, nhưng phải hiểu được cách linh động trong từng nỗi lo.
Có thông minh trong hoạt động
Không ai dạy bạn cách sáng tạo trong hoạt động, nếu như có chỉ là chỉ dẫn bạn nên làm như thế nào để hoạt động đạt hiệu quả tối đa. Vậy kỹ năng thông minh trong hoạt động do chính bạn kiểm soát và khơi nguồn. Một ngành nghề thân quen, làm mỗi ngày theo một cách dập khuôn chỉ đem tới cho bạn hậu quả như những lần trước. Hãy thử tìm bí quyết khác để thực hiện công việc đó nhanh hơn, sáng tạo hơn và cho hậu quả tốt hơn.
Dùng vi tính- làm việc văn phòng hiệu quả
Kỹ năng sử dụng vi tính không chỉ dễ dàng trong việc sử dụng thành thục các ứng dụng thông dụng như Word, Excel ….Khả năng tự tìm tòi, học hỏi hướng dẫn sử dụng các công cụ khác nhau trên máy vi tính cũng rất không thể thiếu, bởi công nghệ không ngừng phát triển và đang được tích hợp càng ngày sâu vào việc vận hành doanh nghiệp.
Xem thêm Văn phòng ảo giải pháp thay thế 100% địa chỉ nhà trong thời gian tới?
Biết hỗ trợ khách hàng
Đa phần công việc hiện nay đều nằm trong ngành dịch vụ. Hiểu giá trị người tiêu dùng là một điều hết sức quan trọng. Nó gồm có chào người sử dụng sao cho đúng hướng dẫn, nhớ tên họ và trả lời những thắc mắc một bí quyết chu đáo.
Ham học hỏi
Trở nên một người luôn phấn đấu học hỏi không chỉ bao gồm ở mức khẩu hiệu. Văn phòng ngày nay đòi hỏi bạn phải luôn luôn trau dồi các kĩ năng mới. Nhân viên có thể tích cực chào đón những cái mới, hiện đại hơn.
Năng động tự tin
Hai yếu tố này đóng góp vào việc vào sự tăng trưởng và con đường thành công của bạn. Một người tự tin sẽ luôn có những mục đích bài bản cho cuộc đời mình. Năng động sẽ giúp chúng ta có nhiều mối quan hệ và luôn được đề cao. Khi là người tự tin, năng động bạn cũng cần phải thể hiện ra được năng lực chinh phục, lãnh đạo của chính mình đấy là lôi kéo người đối diện đứng về phía mình, làm theo chiến lược của mình.
Biết xử lý xử lý nỗi lo
Không phải lúc nào cuộc sống cũng giống như công việc luôn thuận lợi, trơn tru. Sẽ có những yếu tố phát sinh không thể lường trước được. Lúc này không thể không bạn phải có cách giải quyết vấn đề một cách khoa học để không làm ảnh hưởng đến giá trị hoạt động, đó chính là kỹ năng giải quyết vấn đề mà bạn nên có.
Tổ chức và bố trí thời gian khoa học
Biết ưu tiên và sắp xếp hoạt động, đưa ra lộ trình hoàn thành từng hoạt động có thể giúp bạn kiểm soát được công việc đạt kết quả cao nhất.
Vận dụng làm việc nhóm đạt kết quả tốt
Dù cho bạn là ai, làm bất kỳ công việc gì, bạn không thực hiện được việc một mình. Một nhân viên hoạt động tốt phải có thể hợp tác cùng người đối diện, nghĩa là phải ăn nói tốt với đồng nghiệp, thấu cảm với những vấn đề của họ, và học hỏi từ họ.
Biết lắng nghe và chấp nhận
Dĩ nhiên rằng không ai không biết nghe và lắng nghe, tuy nhiên nghe làm thế nào để đạt được hiểu quả thì không phải ai cũng thực hiện được. Vì vậy mong muốn thành công, bạn phải trau dỗi kỹ biết tiếp thu người khác nói.
Những bí quyết hỗ trợ bạn có thể làm việc vượt trội hơn
Học cách trở thành gọn gàng, ngăn nắp
Tiếp theo đấy, bạn phải học cách trở thành ngăn nắp hơn. Bạn sẽ chẳng làm xong việc gì nếu bạn vẫn còn trong mớ hỗn độn của bản thân. Xuất phát từ thứ nhỏ nhất – bàn làm việc của mình. Nhiều nghiên cứu đã cho thấy rằng không gian thực hiện công việc bừa bộn sẽ cản trở năng suất làm việc của cấp dưới văn phòng, bạn sẽ tốn thời gian vô ích chỉ để tìm kiếm tài liệu trên chính bàn làm việc của mình.
Ai cũng phải có những mối bận tâm riêng của mình – công việc, gia đình, việc cá nhân – tuy vậy không phải việc gì cũng đều quan trọng như nhau. Hãy thử lên danh sách toàn bộ những thứ đó ra và xem xét chuyện nào bạn cần ưu tiên hơn. khi bạn viết những điều đó ra trên giấy, bạn sẽ có cái nhìn bao quát và chọn lựa chuẩn xác hơn, xem xét coi bạn đã và đang đi đúng hướng chưa và còn mắc kẹt ở đâu.
Nếu bạn thực hiện công việc từ xa hay tại nhà, bạn càng cần phải làm chủ khắn khít hơn nhưng gì bạn làm. Hãy đảm bảo không gian thực hiện công việc của bạn đầy đủ đồ sử dụng (máy in, máy tính, dụng cụ làm việc dành riêng,..) để không cản trở năng suất của bạn.
Liệt kê các công việc chính cần thực hiện
Đôi khi, chúng ta tiếp tục một ngày làm việc nhưng lại gặp phải nỗi lo là chẳng rõ nên xuất phát từ hoạt động nào. Vì thế sẽ tốn thời gian để tìm kiếm tài liệu, hoặc làm trọng trách sau cùng làm cho hiệu năng bị giảm đi cực kì nhiều.
Bí quyết tối ưu lúc này là bạn cần phải lên danh sách những hoạt động cần làm trong ngày và chọn lựa rõ những mục tiêu ưu tiên cần đạt được trước. Như vậy thì chúng ta có thể hoàn thiện tất cả hoạt động đúng thời hạn được giao với chất lượng tốt nhất.
Sắp đặt thời gian làm việc khoa học, phù hợp
Mỗi một công việc sẽ có tính chất dễ khó khác nhau, có việc dễ dàng tuy nhiên cũng có việc phức tạp cần đầu tư chất xám, sức lực rất nhiều. Vậy có thể bạn cần chú ý lựa chọn được khi nào mình sáng suốt, có hứng thú và sức khỏe dồi dào nhất thì tập trung giải quyết những hoạt động khó khăn.
Sau khi hoàn thiện hoạt động khó thì con người có thể sử dụng thời gian còn lại để hoàn thiện những hoạt động dễ dàng hơn.
Khi nắm được bí quyết sắp xếp, phân bổ hoạt động một cách bài bản như vậy thì hiệu quả hoạt động sẽ được cải thiện hơn rất nhiều.
Xem thêm Quy trình 4 bước tạo một cuộc phỏng vấn chuyên nghiệp – kỹ xảo phỏng vấn tuyển dụng thành đạt
Thiết kế văn phòng theo nguyên tắc Ergonomics
Ergonomics sẽ giúp bạn và nhân viên của bạn làm giảm những căng thẳng lặp đi lặp lại nhờ việc đánh máy từ đánh máy hoặc ngồi làm việc quá lâu. Nó giúp ngăn ngừa các bệnh văn phòng thường gặp như hiện nay.
Ergonomics được áp dụng vào trong nội thất luôn phải cam kết các yếu tố sau:
– Sử dụng hợp lý: Thiết kế nội thất phải hữu dụng cho người dùng. chiều lòng được những mong muốn đa dạng trong văn phòng.
– Tính linh hoạt: các sản phẩm nội thất được chọn lựa phải thích hợp với năng lực và mục tiêu sử dụng của từng không gian cụ thể.
– Sử dụng giản đơn và trực quan: sản phẩm nội thất được chọn lựa cần dễ hiểu, đáp ứng đúng nhu cầu dùng.
– Nội dung cảm quan: Thiết kế phải đảm bảo việc truyền đạt nội dung luôn được dễ dàng.
– Giảm thiểu mối nguy hại rủi ro: Thiết kế phải bảo đảm tránh được những nguy cơ nguy cơ, do người sử dụng cố ý hoặc vô ý gây có thể
– Giảm tải công việc của cơ thể: Các đồ nội thất cần được bố trí khoa học, giúp giảm tải thực hành các bước và di chuyển của nhân viên trong văn phòng.
– Cung cấp các điều kiện chiếu sáng tốt: đảm bảo ánh sáng trong phòng đạt chuẩn xác.
Giải quyết những yếu tố thường gặp trong văn phòng
Ô nhiễm tiếng ồn là một trong những phức tạp lớn nhất của nhiều văn phòng. Cách tối ưu để giảm tiếng ồn là trang bị thiết bị cách âm cho máy tính và dùng lớp bọc ngoài cho máy in để cắt giảm hơn 90% tiếng ồn cho văn phòng.
Một vấn đề khác thường bị bỏ qua là ánh sáng. quá nhiều hoặc quá ít ánh sáng đều gây mỏi mắt và mệt mỏi gây ra giảm năng suất. Ngoài cách thiết kế văn phòng đón các luồng sáng tự nhiên cũng nên giảm các chùm sáng từ máy tính bằng cách sử dụng miếng chắn màn hình. Tham khảo thêm chuẩn xác ánh sáng trong văn phòng để cam kết ánh sáng trong văn phòng của bạn thích hợp.
Hãy tạo cho mình một văn phòng làm việc thật hiệu quả nhé. Trên đây là cách làm việc văn phòng hiệu quả mà tranthinhlam.vn đã tổng hợp được. Hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích với tất cả mọi người. Cảm ơn mọi người đã theo dõi bài viết.
Hồng Quyên – Tổng hợp
Tham khảo ( giaiphapdaotaovnnp.edu.vn, hrinsider.vietnamworks.com,… )
