Đối với một tổ chức, đơn vị hay cao hơn là một quốc gia, cộng đồng, công việc quản trị đều đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Riêng đối với một doanh nghiệp thì quản trị tốt sẽ giúp cho các hoạt động trong doanh nghiệp diễn ra hiệu quả hơn, tạo nền tảng cho sự phát triển lâu dài. Quản trị doanh nghiệp chưa bao giờ là công việc dễ dàng, cho dù người quản lý có kiến thức sâu rộng hay có năng lực làm việc tốt thì trên thực tế công việc quản trị cũng vấp phải nhiều vấn đề nảy sinh, cần xử lý. Vì thế cần nắm rõ hệ thống quản trị doanh nghiệp là gì, chức năng của nó và các nguyên tắc nhằm áp dụng vào thực tiễn doanh nghiệp.
Hệ thống quản trị doanh nghiệp là gì?
Hệ thống quản trị doanh nghiệp là hệ thống các quy tắc, cơ chế, quy định mà nhờ điều đó đơn vị được điều hành và kiểm soát. Về cơ bản, quản trị doanh nghiệp ảnh hưởng đến việc cân bằng lợi ích của các bên liên quan, giống như cổ đông, người quản lý, người mua hàng, nhà cung cấp, người xuất vốn, chính phủ và cộng đồng.
Hệ thống quản trị doanh nghiệp cũng lập ra các nguyên tắc nhằm đạt được kết quả trước mắt của đơn vị, bao hàm toàn bộ các lĩnh vực quản trị từ kế hoạch thực hiện, công thức kiểm soát nội bộ cho đến việc đo lường kết quả và việc công bố thông tin đơn vị.
Chức năng của việc xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp
Xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp phải đảm bảo được 4 chức năng cơ bản sau đây: Chức năng kế hoạch và dự đoán, chức năng tổ chức thực hiện, chức năng lãnh đạo, chỉ đạo, chức năng rà soát kiểm soát và ra các quyết định điều chỉnh. Các chức năng này bắt buộc phải có mối quan hệ chặt chẽ trong một hệ thống quản trị độc nhất. Trong quản trị công ty, các công dụng này cần được thực hiện một cách đồng bộ và thích hợp xây dựng sự kết hợp nhằm đảm bảo doanh nghiệp công việc liên tục và luôn luôn tăng trưởng, đạt được những kết quả trước mắt chung đã đề ra.
Chức năng kế hoạch và dự đoán
Đây là chức năng cơ bản và đầu tiên của quá trình quản trị doanh nghiệp và phải đảm bảo dự báo được các nội dung sau: Tình hình và các môi trường nội bộ và ngoại vi đơn vị, tạo dựng mục tiêu, các nguồn lực nên có, trách nhiệm của các bên ảnh hưởng, các hoạt động chi tiết được thực hiện trong phạm vi nguồn lực và thời gian sẵn có, các điều kiện để coi như hoàn tất được các mục tiêu đã đặt ra.
Tổ chức chức thực hiện
Tổ chức thực hiện sơ đồ bao gồm tổ chức bộ máy và con người từ khởi tạo cơ cấu tổ chức cho đến phân công nhân lực, phân công công tác, phân bổ nguồn lực theo từng cá nhân, nhóm người, phòng ban công dụng trong một tổ chức. Ngoài những điều ấy ra việc tổ chức thực hiện sơ đồ bán hàng còn bao hàm việc tạo ra và ban hành chính sách, các cơ chế phối hợp hoạt động trong công ty để đảm bảo tất cả các công việc quản trị doanh nghiệp được thực hiện một cách hiệu quả nhất.
Chức năng lãnh đạo, chỉ đạo
Đây chính là công dụng có sự đa dạng về nghệ thuật quản lý, lãnh đạo công ty. Chức năng này là việc lãnh đạo quá trình thực hiện bao gồm nhiều công việc ảnh hưởng đến cơ chế, chính sách hành vi, phong cách thực hiện công việc và quản trị nhằm khuyến khích nhân viên nỗ lực thực hiện các vai trò của mình.
Chức năng rà soát kiểm soát và ra các quyết định điều chỉnh trong quá trình kinh doanh
Kiểm tra, theo dõi quá trình công việc của doanh nghiệp bằng việc thiết lập bộ máy thông tin quản lý và thu thập các thông tin thiết yếu nhằm nắm bắt tình hình thực tế các hoạt động so với kế hoạch đã đề ra. chức năng này rất trọng yếu, bảo đảm kế hoạch làm đúng hoặc có những điều chỉnh thiết yếu, đúng lúc, sát với thực tế.
Các yếu tố để quản trị doanh nghiệp hiệu quả
Hoạch định chiến lược rõ ràng, cụ thể
Hoạch định chiến lược là quá trình lãnh đạo xác định những mục tiêu kinh doanh, sứ mệnh và tầm nhìn của doanh nghiệp. Bên cạnh đó là vạch ra những hoạt động thiết thực, cụ thể để đạt được mục tiêu, sứ mệnh đã đặt ra.
Một chiến lược cụ thể, rõ ràng và khoa học sẽ giống như “kim chỉ nam” cho mọi hoạt động quản trị doanh nghiệp.
Toàn bộ nhân viên, các cấp quản lý sẽ theo dõi và bám sát chiến lược này để thực hiện công việc của mình một cách kỷ luật, chặt chẽ, đảm bảo đạt được mục tiêu chung, sứ mệnh chung cho toàn doanh nghiệp.
Tổ chức và phân công công việc cho các bộ phận, nhân viên một cách hợp lý
Chiến lược đã vạch ra của doanh nghiệp sẽ được thực hiện hiệu quả khi người lãnh đạo biết cách phân công và sử dụng nhân lực hợp lý. Mỗi nhiệm vụ, chức năng cụ thể sẽ được phân công cho mỗi bộ phận, phòng ban và nhân viên một cách phù hợp, đảm bảo phát huy tối đa năng lực và điểm mạnh của mỗi cá nhân.
Muốn vậy, người quản trị doanh nghiệp phải hiểu rõ và đánh giá một cách đúng đắn trình độ, năng lực của các nhân viên.
Một nhà lãnh đạo giỏi không phải là người có thể ôm đồm tất cả mọi việc trong doanh nghiệp, mà là người biết nhìn người, biết trao quyền và giao việc cho đúng người. Những người có năng lực sẽ được trao quyền rộng hơn, đảm nhiệm nhiều công việc hơn và giữ vai trò quan trọng với doanh nghiệp.
Tuy nhiên sau khi trao quyền, lãnh đạo cũng cần theo dõi và đánh giá kết quả làm việc, báo cáo của các nhân viên để có thể kiểm soát chặt chẽ hoạt động công việc của họ.Nắm bắt và kiểm soát chặt chẽ các thông tin trong doanh nghiệp
Kiểm soát tài chính
Quản lý tốt tài chính là cơ sở đảm bảo cho hoạt động kinh doanh diễn ra trơn tru và thông suốt vì tài chính là nguồn sống của mọi doanh nghiệp. Quản lý tài chính hiệu quả còn là tiền đề, cơ sở để đưa ra những quyết định quan trọng, những chiến lược kinh doanh cho doanh nghiệp.
Quản lý tài chính doanh nghiệp
Để kiểm soát tài chính, doanh nghiệp cần tổng hợp và lưu trữ đầy đủ các dữ liệu về: tình hình thu chi, tình hình ngân sách, doanh thu, lợi nhuận, công nợ,…..
Có kế hoạch và giám sát dòng tiền chặt chẽ. Lập các báo cáo và thường xuyên theo dõi các báo cáo tài chính để nắm được tình hình tài chính của doanh nghiệp, kịp thời phân tích, đánh giá và đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp.
Kiểm soát hàng hóa
Số lượng hàng hóa tăng hay giảm sẽ phụ thuộc phần lớn vào các yếu tố như: cơ chế thị trường, nhu cầu của khách hàng, chất lượng của hàng hóa và giá bán.
Việc kiểm soát chặt chẽ hàng hóa sẽ giúp lãnh đạo quản lý và phân tích được các lý do, nguyên nhân dẫn đến việc hàng hóa tăng hay hàng hóa giảm.
Từ đó, đánh giá tình hình và kịp thời đưa ra các phương án điều chỉnh trong sản xuất, bán hàng để kinh doanh có hiệu quả, tránh thua lỗ.
Kiểm soát nhân sự
Con người luôn là yếu tố quan trọng nhất tạo nên sự thành công trong mỗi tập thể, tổ chức. Vì vậy, kiểm soát tốt nhân sự cũng là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu nếu muốn quản trị doanh nghiệp hiệu quả.
Kiểm soát tồn kho
Hàng tồn kho sẽ trở thành vấn đề lớn ảnh hưởng tới hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp nếu như không được quản lý hiệu quả. Việc thiếu hay dư thừa hàng tồn kho đều là gánh nặng cho doanh nghiệp.
Bởi vậy, doanh nghiệp cần phải kiểm soát tối đa lượng hàng trong kho, bao gồm các thông tin liên quan đến: số lượng, mẫu mã, hạn dùng,…. Tránh tình trạng phải tiêu hủy hàng tồn kho do quá hạn.
Quản lý chặt chẽ hàng tồn kho còn giúp cho lãnh đạo có chính sách nhập hàng phù hợp, tránh tình trạng không có đủ hàng hóa phục vụ nhu cầu khách hàng, hạn chế tồn đọng vốn.
Kiểm soát năng suất làm việc của nhân viên
Để biết được quá trình quản trị doanh nghiệp có đang hoạt động hiệu quả hay không, cấp quản lý cần phải nắm được năng suất làm việc của từng nhân viên trong bộ phận của mình.
Nhân viên đó đang thực hiện những công việc gì, hiệu quả công việc ra sao, thái độ làm việc như thế nào, thời gian làm việc có đảm bảo hay không,…. Là những thông tin mà người quản lý cần nắm được để đánh giá năng suất làm việc của nhân viên.
Việc nắm được năng suất và hiệu quả làm việc của nhân viên còn giúp cho lãnh đạo đưa ra các quyết định khen thưởng, khuyến khích hay kỷ luật một cách nghiêm minh, đảm bảo tính công bằng và kích thích tinh thần làm việc của toàn bộ nhân viên. Đây cũng là một vấn đề quan trọng trong quản trị doanh nghiệp.
Lời kết
Việc quản trị doanh nghiệp như thế nào cho hiệu quả còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố mà người quản lý tốt là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng. Hy vọng với những chia sẻ trên đây bạn có thể hình dung được việc quản lý một doanh nghiệp như thế nào. Chúc bạn thành công.
Xem thêm: TRIỂN KHAI HỆ THỐNG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP TỔNG THỂ WINERP
Lê Thảo – Tổng hợp, chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: winerp, fast, bizen)