Phần này mình chia sẻ một số những kinh nghiệm thực tế khi tư vấn cho một vài bên triển khai hệ thống nói chung (không chỉ ERP hay CRM mà nhiều khi là chỉ áp dụng spreadsheet hiệu quả thôi cũng đã là một vấn đề lớn.
1. Gạch đầu dòng chính xác nhu cầu cần thiết trong 3-6 tháng tiếp theo
Đa phần các bên thường hay tham, muốn “tổng thể” nên đòi hỏi rất nhiều tính năng. Cá biệt có 1 trường hợp công ty quy mô 20 nhân sự nhưng bảng mô tả tính năng tương ứng với một công ty gần 800 nhân viên mà mình có dịp tư vấn. Làm thì làm được cả nhưng lại quay về 2 vấn đề cốt lõi là TIỀN & THỜI GIAN.
++ TIỀN: dĩ nhiên là muốn nhiều thì phải tốn tiền thôi. mà nhìn tiền xong ngán thế là không triển khai được nổi nữa
++ THỜI GIAN: yêu cầu càng nhiều thì thời gian custom càng lâu. Các bên dev thêm sẽ phải cân nhắc việc performance, luồng dữ liệu, tính bảo toàn dữ liệu trong tương lai. Nếu doanh nghiệp đã có một bảng yêu cầu (rất) chi tiết thì tốt thôi, hãy chia làm 2 phần.
+ PHẢI CÓ (MUST-HAVE): và chỉ lọc ra các yêu cấu bắt buộc phải có và triển khai thành công trong tối đa 3 tháng. Tốt nhất nên chọn các hạng mục cấu thành nên MỘT QUY TRÌNH cụ thể / cốt lõi cần phải áp dụng số hóa dữ liệu.
+ DỰ KIẾN (NICE-TO-HAVE): cung cấp list này cho đối tác để giúp họ hình dung được mong muốn và lên được khoản ngân sách ước lượng cho toàn bộ tính năng. Phần này không triển khai ngay cũng được. Cứ để đấy có tiền và thời gian lại móc ra chiến tiếp.
2. Phân giai đoạn cụ thể
Từ các yêu cầu trên thì mỗi tháng chỉ nên tập trung giải quyết từ 2-3 gạch đầu dòng đã nêu cũng là khá nhiều. Nhiều quá cũng không ôm nổi, đặc biệt là công ty càng đông nhân sự thì tốc độ chuyển đổi càng chậm (do khả năng hấp thụ và khối lượng công việc của mỗi nhân viên là khác nhau).
Thực tế thì không thể hy sinh 100% nguồn lực của các bộ phận để “triển khai số hóa” Làm thế là chắc chắn chết. Trong giai đoạn đầu thường các nhân viên sẽ làm x1.5 đến x2 công việc thông thường (còn đối chiếu số liệu so với quy trình đã quen) do vậy nên hướng đến mục tiêu thuần thục từng phần để giải quyết rốt ráo từng phần, sẽ hiệu quả hơn.
3. Chọn lựa giải pháp / đối tác
Giải pháp nào, nói chung, cũng đều có ưu / nhược điểm. Do vậy bảng “gạch đầu dòng” các yêu cầu PHẢI CÓ (MUST-HAVE list) sẽ là xương sống để bạn làm việc tiếp với đối tác. Càng chắt lọc, càng cốt lõi thì càng triển khai được nhanh và thấy ngay được kết quả.
Ngoài ra triển khai từng phần sẽ giúp cho việc đánh giá chất lượng cung ứng của đối tác để có hướng lâu dài
4. Triển khai thực tế cần phải thao tác (càng nhiều càng tốt)
Cần lưu ý là training quan trọng nhất là thao tác, ngồi nghe thì cũng tai này qua tai kia rồi đi mất. Một số nguyên tắc mình đề nghị các anh / chị cần tuân thủ khi tham gia trainig bao gồm
+ Phải có máy tính
+ Phải thao tác thực tế (tạo đơn, tạo khách hàng, chat trên hệ thống, v.v… làm càng nhiều càng tốt)
+ Thực hành
+ Làm trên dữ liệu thật (sẽ có sai, nhưng sai thì sửa thôi ko việc gì cả)
5. Not a task. That’s a game
Nhân viên làm thì phải vui, vui làm mới hiệu quả được. Nên cái khó nhất là giải quyết vấn đề tâm lý cho các bạn nhân viên. Sếp thì dễ lắm, thấy tổng thể ok là chiến. Nhưng các bạn nhân viên thì cần phải thấy được lợi ích (cho bản thân, cho công việc) đã rồi mới triển khai tốt được
Bên mình thường hay đề xuất một số phần thưởng cho cho nhân viên của đối tác nếu họ thao tác tốt trên hệ thống. Các cá nhân “key” này được quà sẽ hào hứng tham gia tìm hiểu và là một tác nhân tốt giúp cả phòng triển khai được nhanh hơn.
Một số kinh nghiệm nhỏ khi triển khai. Các bác cần trao đổi thêm thì comment trao đổi tiếp ạ. Rất welcome chia sẻ trong khả năng có thể.
Đức Minh (CEO & Co-founder WinERP)
