Kỹ năng văn phòng là gì ? Khái niệm về hành chính văn phòng

Kỹ năng văn phòng là gì ? Đây là những kỹ năng mềm của một nhân viên văn phòng cần phải có. Ngoài kỹ năng giao tiếp ra thì các bạn phải làm việc nhóm một cách hiệu quả, và có kiến thức cơ bản về máy tính, phần mềm máy tính

Trong bài viết bên dưới đây mình vừa giới thiệu sơ lược tới các bạn kỹ năng văn phòng là gì ? Cũng như tìm hiểu sơ lược về một vài kỹ năng văn phòng cần phải có trong công việc . Hãy cùng mình theo dõi bài viết bên dưới nhé !

1. Kỹ năng hành chính văn phòng là gì?

Kỹ năng hành chính văn phòng là những kỹ năng liên quan đến các công việc tại doanh nghiệp hoặc tổ chức văn phòng, và cần thiết cho nhiều công việc khác nhau, từ trợ lý văn phòng đến thư ký đến quản lý văn phòng.

Nhân viên trong gần như mọi ngành công nghiệp và doanh nghiệp đều bắt buộc phải có kỹ năng hành chính văn phòng mạnh mẽ. Ứng viên có việc làm với kỹ năng hành chính mạnh mẽ đang có nhu cầu việc làm cao trong hầu hết mọi ngành công nghiệp.

Những người có chuyên môn ở các vị trí hành chính phải có thể xử lý nhiều bộ phận chuyển động và các tình huống thử thách cùng một lúc. Họ giúp duy trì một văn phòng hoạt động trơn tru trong khi hỗ trợ những nỗ lực của các giám sát viên và các bên liên quan của họ. Phát triển các kỹ năng hành chính đặc biệt để mở ra cho bạn sự tăng cấp và cơ hội mới trong công việc của mình.

2. Những kỹ năng văn phòng cần phải có – kỹ năng văn phòng là gì

   1. Kỹ năng giao tiếp

Đây chính là điều đầu tiên bạn gây ấn tượng đối với mọi người xung quanh. Hãy nhớ giao tiếp không phải hùng biện, có thể bạn hùng biện rất khả quan nhưng không có nghĩa bạn giao tiếp tốt. Giao tiếp là cách bạn lắng nghe và thuyết phục đối phương ra sao, kết quả ra sao?

Bạn cũng không cần thể hiện bạn thân quá nhiều trước đám đông, việc này sẽ dễ gây ra tác dụng ngược, khiến bạn trở nên “khó ưa” với phần đông người. Kỹ năng giao tiếp nằm ở cách mà bạn quan sát, kiên nhẫn lắng nghe, bình tâm, đáp ứng mọi người.

   2. Kỹ năng làm việc nhóm

Kỹ năng này hầu như các bạn đều đã được luyện tập ngay khi còn ngồi trên ghế nhà trường. Ông Lynne Sarikas, giám đốc trung tâm sự nghiệp MBA Đại học Northeastern, Mỹ từng chia sẻ: “Các nhà quản lý luôn ước muốn nhân viên của họ có mối quan hệ tốt với nhau vì điều này sẽ giúp tăng đạt kết quả tốt công việc, chính thế nên một trong những kỹ năng mềm cần thiết mà “dân” công sở nên rèn luyện đó là kỹ năng hợp tác và thực hiện công việc nhóm.

Để hợp tác và làm việc nhóm thành công cần dựa trên nguyên tắc công bằng, tôn trọng và thống nhất”.

Làm việc nhóm là một trong những kỹ năng văn phòng phải có của mọi nhân viên (nguồn: Kỹ Năng Việt)

   3. Kỹ năng tin học

Kỹ năng tin học là một trong những kỹ năng cần phải có khi bạn muốn làm việc tại văn phòng. Bao gồm: Kỹ năng gõ bàng phím nhanh, dùng thành thục Word – Excel, dùng mail hiệu quả, cách sao lưu dữ liệu và bảo vệ thiết bị khỏi phần mềm độc hại.

Thông thạo tin học hỗ trợ rất nhiều trong công việc mỗi ngày, xử lý các hoạt động trong công ty trở nên nhanh chóng hơn.

   4. Kỹ năng quan sát – kỹ năng văn phòng là gì

Năng lực quan sát và phân tích giúp cho bạn học được nhiều điều hơn trong cuộc sống. Đặc biệt là các luật “bất thành văn” trong đơn vị hoặc có những thứ trong công việc không phải ai cũng nói ra hay chỉ dạy bạn cả. Cách duy nhất bạn sẽ học là chịu khó quan sát, phân tích và giải thích tất cả mọi thứ xung quanh.

   5. Kỹ năng lãnh đạo và gánh chịu hậu quả

Nếu mục đích của bạn là thăng tiến trong sự nghiệp thì lãnh đạo là kỹ năng không thể thiếu. Khi thực hiện công việc, hãy luôn chắc chắn bạn điều hành mọi việc thật suôn sẻ, hiểu rõ và không đi quá xa mục đích ban đầu.

Ngoài ra, bạn cần phải có tinh thần gánh chịu hậu quả cao trong công việc, làm tròn nghĩa vụ công việc theo cương vị, chức trách của mình.

Khả năng lãnh đạo tạo dấu ấn riêng cho mỗi cá nhân (Ảnh: Saga)

3. Tính chất nhân viên văn phòng – kỹ năng văn phòng là gì

Ngoài các kỹ năng mềm và cứng ra thì tính chất nhân viên văn phòng cũng là một trong ba nội dung của kỹ năng hành chính văn phòng. Những tính chất này được xây dựng trên bản lề là sự chuyên nghiệp và môi trường làm việc năng động. Cho nên cũng không hẳn là bạn bắt buộc phải có ngay từ khi ứng tuyển việc làm mà có thể dần dần xây dựng trong thời gian thực hiện công việc.

Do vậy những phẩm chất này là tiêu chí đủ chứ chẳng phải là tiêu chí cần cho sự hoàn thiện các kỹ năng hành chính văn phòng. Những tính chất đó là:

• Năng động

• Uyển chuyển
• Duy trì sự tập trung
• Kiên nhẫn
• Ưng ý
• Chuyên nghiệp
• Tháo vát
• Tự tạo động lực

• Chủ động

Xem thêm  : Top 5 xu hướng Facebook Marketing mới nhất hiện nay

Xem thêm : 7 Cách tăng tương tác Facebook cá nhân hiệu quả nhất hiện nay

Tạm kết :

Bài viết trên đây mình vừa giới thiệu sơ lược tới các bạn một vài kỹ năng hành chính văn phòng. Cũng như tìm hiểu về kỹ năng văn phòng là gì ? Mong rằng bài viết trên đây sẽ giúp các bạn có thêm kiến thức và kỹ năng trong công việc. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết !

Vũ – Tổng hợp, chỉnh sửa
(Nguồn tổng hợp: edu2review.com, timviec365.vn, … )