Để giảm khuyết điểm tuyển nhân sự sai người, một trong những ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp là nâng cao chất lượng phỏng vấn. Sau đây là cách giúp refresh kỹ năng phỏng vấn ứng viên của nhà phỏng vấn.
Một chiến lược tuyển dụng tồi luôn khiến công ty chịu rất nhiều tổn thất, từ ngân sách đắt đỏ cho lương của nhân viên, đến thời gian đào tạo, ngân sách giải quyết các tổn thất mà nhân sự đó gây ra,… Để giảm thiểu rủi ro của việc tuyển nhân sự sai người, một trong những ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp là xây dựng chương trình phỏng vấn phù hợp và hợp lý xác cho mỗi vị trí. Sau đây Cv.com.vn xin mô tả một số lưu ý cần thiết trong kỹ năng đặt câu hỏi phỏng vấn và quy trình phỏng vấn nhằm thu thập được nhiều thông tin nhất có thể từ ứng viên
Hiểu thật rõ vị trí bạn vừa mới tuyển dụng
Trước khi đăng thông báo tuyển nhân sự, hãy dĩ nhiên rằng bạn đã nghiên cứu kỹ lưỡng vị trí đó. Hãy nghĩ về những người từng sử dụng việc ở vị trí này, đánh giá nhìn thấy những kỹ năng, kiến thức, và phẩm chất một mình nào đang giúp họ sự phát triển (hoặc gặp thất bại). Liệt kê một danh mục các lý do, phẩm chất cần thiết với yêu cầu công việc. Nắm được các nghĩa vụ hàng ngày, mục tiêu của vị trí phải đạt được.
cần kíp hơn, hãy chuyển danh sách đó tới tất cả những người có liên quan đến công cuộc phỏng vấn. Bạn không thể tìm thấy một ứng viên khả thi nếu tất cả group tuyển nhân sự không thể thống nhất về hình mẫu lý tưởng mà các bạn muốn tìm. Khi đặt câu hỏi, sự hòa hợp ăn ý giữa những người đồng phỏng vấn cũng vô cùng cần kíp.
Nhà tuyển dụng nên hỏi gì khi phỏng vấn?
Dựa trên các tiêu chí đã thiết lập, hãy tiến triển một bộ câu hỏi giúp bạn định hướng được tiềm năng cần thiết ở ứng viên. Có một số nhóm câu hỏi phỏng vấn mà nhà phỏng vấn nên đặt ra cho ứng viên:
- Các câu hỏi chung:
Các câu hỏi chung thường được sử dụng để dùng rõ một số thông tin trên resume/CV của ứng viên. bên cạnh đó bạn cũng đủ sức đặt câu hỏi để phân tích nguyên nhân vì sao ứng viên muốn theo đuổi lĩnh vực kênh nghiệp, hoặc vị trí này ở công ty bạn.
Ví dụ:
- Bạn vừa mới sử dụng việc ở doanh nghiệp X trong bao lâu?
- Vai trò của bạn ở vị trí này là gì?
- Vì sao bạn chờ đợi trở thành…?
- Vì sao bạn muốn dùng việc cho chúng tôi?
- Hãy kể những điều bạn biết về doanh nghiệp chúng tôi.
- Hãy kể cho chúng tôi về một số sở thích của bạn.
Bạn nên tránh đặt các câu hỏi về chiều cao, cân nặng, tôn giáo, vùng miền, giới tính, tôn giáo, khuyết tật,… Những câu hỏi này có thể xâm phạm vào đời tư cá nhân của nhân viên và khiến họ khó xử.
- Câu hỏi hành vi:
Các câu hỏi hành vi luôn là phần ưa thích của nhà tuyển dụng, bởi họ tin rằng những gì ứng viên thể hiện trong quá khứ chính là lời tiên đoán hợp lý xác nhất cho những gì họ sẽ làm trong tương lai. Ví dụ:
- Hãy kể lại một tình huống bạn sử dụng sự sáng tạo để giải quyết công việc. (Thay vì đặt câu hỏi chung: Bạn có phải là người sáng tạo không?)
- Kể về một khủng hoảng vừa mới từng xảy ra trong công việc của bạn và phương pháp mà bạn xử lý chúng. .
- Kể về dự án lớn nhất mà bạn từng thực hiện?
Các câu hỏi hành vi k chỉ hỏi về những gì ứng viên từng hoàn thiện, mà còn khai thác được vì sao họ làm điều đó, và sử dụng điều đó như thế nào. do đó các câu trả lời thường đáng tin và trung thực hơn. ngoài ra, vì dựa trên sự kiện thực tiễn, bạn có thể đơn giản kiểm tra và xác thực thông tin.
không những thế câu hỏi hành vi cũng là dạng câu hỏi khó với những người k thực sự hiểu rõ về bản thân mình, cho dù trên thực tế, ứng viên đó đang có đủ các kỹ năng, phẩm chất giống như yêu cầu.
Một số nhà tuyển dụng còn yêu thích các câu hỏi giả định (hay còn gọi là câu hỏi tình huống). Thay vì hỏi về một sự kiện từng xảy ra, chúng mang ra một tình huống trong tương lai để xem xét hành vi của ứng viên. Ví dụ:
- Bạn sẽ làm gì nếu phát hiện đồng nghiệp của mình đánh cắp tiền từ công ty?
- Bạn và đồng nghiệp X vốn có mâu thuẫn một mình nhưng lại phải cùng sử dụng chung một dự án. Bạn sẽ khiến gì trong tình huống đó?
- Câu hỏi gây áp lực
mục đích của các câu hỏi này là dồn ứng viên vào tình trạng căng não và thu thập bức xúc của họ trong những tình huống đó. Chúng đủ sức hỏi về các vấn đề nhạy cảm như: “Bạn không có kinh nghiệm trong lĩnh vực này. lý do chúng tôi nên lựa chọn bạn?”, hay “Lý do gì khiến bạn bị đuổi việc ở doanh nghiệp cũ?”…
Người phỏng vấn cũng có thể đặt các câu hỏi mẹo giống như “Có bao nhiêu con chuột ở Hà Nội?”, “Làm thế nào để thả quả trứng xuống sàn bê tông mà k làm vỡ nó?… Các câu hỏi này giúp nhà tuyển dụng phân tích được tính mẹo, sự sáng tạo và mức độ khắc phục tình huống của ứng viên. Đôi khi chúng tạo nên sự vui nhộn và làm ứng viên cảm thấy thoải mái hơn. tuy nhiên không nên lạm dụng loại câu hỏi này, vì chúng k khai thác trực tiếp kỹ năng, kinh nghiệm của ứng viên.
Cấu trúc của một buổi phỏng vấn
Theo các chuyên gia nhân sự, việc có nhiều hơn 1 người phỏng vấn sẽ giúp đánh giá trở nên khách quan hơn. Chúng giảm đi khuyết điểm ứng viên được lựa chọn dựa trên cảm tính của một cá nhân. hơn nữa, nếu nhiều người cùng hỏi về một kỹ xảo, ta đủ nội lực không khó khăn so sánh các câu trả lời nhận được để có cái nhìn chân thực nhất về ứng viên.
Quy trình phỏng vấn nên được thực hiện như sau:
- Phần 1: Giới thiệu
Dành gia một vài phút trò truyện để giúp ứng viên cảm thấy thoải mái hơn. Bạn đủ nội lực về hỏi thời tiết, giao thông, một số thông tin một mình, và giới thiệu qua về quy trình phỏng vấn.
- Phần 2: Đặt câu hỏi phỏng vấn
Bạn nên khởi đầu với các câu hỏi chung để khai thác thông tin, sau đó đi tới các câu hỏi hành vi và sau cùng là câu hỏi gây căng thẳng. Khônghông những thế trình tự này đủ sức được cải thiện tùy vào vị trí mà bạn đã tuyển nhân sự.
- Phần 3: tổng kết
Tạo cơ hội để ứng viên đặt câu hỏi. mô tả bước tiếp theo của công cuộc tuyển nhân viên và đưa ra một mốc thời gian để thông báo kết quả. Bạn nên gửi lời cám ơn tới ứng viên vì đang tới tham gia phỏng vấn, và kéo họ ra khỏi văn phòng để thể hiện sự lịch sự.
- Phần 4: Bổ sung một bài check nhỏ nếu cần
Việc tích hợp kiểm tra vào ngày phỏng vấn cũng là một việc làm khá thường gặp, do chúng giúp tiết kiệm thời gian và ngân sách cho cả ứng viên lẫn doanh nghiệp. Tùy vào yêu cầu công việc, bạn có thể bổ sung bài kiểm tra tính giải pháp, bài kiểm tra thái độ, kiếm tra viết, hoặc yêu cầu ứng viên thực hiện một bài thuyết trình.
xây dựng hệ thống phân tích
thực tế, tiến trình phỏng vấn có rất nhiều rủi ro khiến kết quả trở nên thiếu chính xác. Do cảm tình một mình của người phỏng vấn, hoặc do mẫu phỏng vấn k to, khiến người mà bạn tìm được chỉ là người đứng đầu trong số những người phỏng vấn, chứ chưa phải người thực sự hoàn thành được yêu cầu công việc. Việc có một nền tảng đánh giá k chỉ giúp hiệu quả trở nên khách hơn hơn, mà còn duy trì được tính thống nhất và đẩy nhanh tiến độ công việc, nhất là khi tỉ lệ phỏng vấn quá to.
Hệ thống phân tích nên được lượng hóa. Dùng bảng nghiên cứu theo khung năng lực là một cách sử dụng hiệu quả và phổ biến nhất gần đây, đảm bảo tính quy phù hợp và bám sát nhất vào yêu cầu vị trí.
Cần giới hạn so sánh ứng viên với nhau trước khi so sánh với bảng tiêu chí chung. Việc so sánh giữa các ứng viên chỉ nên được thực hiện ở bước cuối cùng khi bạn bắt đầu chốt tỉ lệ tuyển dụng.
Một số tip nhỏ dành cho bạn
- phân tích CV của ứng viên trước khi phỏng vấn: Đây là việc bạn bắt buộc phải làm. Không những thế trong niên đại số, bạn nên cân nhắc đánh giá các profile của ứng viên trên các mxh như FB, LinkedIn. Điều này đủ sức sẽ bật mí khá nhiều về con người thật của ứng viên.
- Hãy thân thiện với ứng viên: Bạn đủ sức dùng một số ngôn ngữ cơ thể để ứng viên cảm thấy thoải mái và thiện cảm hơn với tiến trình phỏng vấn, giống như mỉm cười, hướng người ra phía trước, gật đầu,… Nhiều người nói rằng thông tin là một thứ cần thảo luận. Nghĩa là bạn tạo ra càng nhiều sự thoải mái, thì ứng viên càng không khó khăn chia sẻ nhiều thông tin, và điều này sẽ có lợi lớn đến việc ra quyết định của bạn.
- Ghi chú trong khi phỏng vấn: Hãy sắp xếp ghi chú một phương pháp cẩn thận. Bạn đủ nội lực ghi nhớ thông tin của một tốt hai ứng viên. Nhưng khi con số ứng viên là 5 hay 10 và nhiều hơn, bạn sẽ thấy mình lệ thuộc rất lớn vào các ghi chú trước đó đó.
- Hãy lắng nghe nhiều hơn nói: Bạn đã đi phỏng vấn và nghĩa vụ của bạn là khai thác thông tin thay vì kết bạn và tham dự vào câu chuyện. Bạn có thể giúp đỡ và ví dụ cho ứng viên về những thông tin mà bạn mong đợi biết, nhưng hãy luôn để ứng viên là nhân vật chính của buổi phỏng vấn.
bí quyết phỏng vấn tuyển dụng là thứ chỉ đủ nội lực tốt lên nhờ trải nghiệm và sự tập luyện qua thời gian. Điều này đúng với cả ứng viên lẫn người phỏng vấn. Chỉ có trải nghiệm mới giúp bạn có một nền móng câu hỏi khả thi hơn, một phân tích sắc sảo và khách quan hơn. Điều cần kíp nhất trong hành trang nhân sự này thực chất là sự tự rút trải nghiệm, phân tích và tự hoàn thiện chính mình.
Phỏng vấn là một bước không thể thiếu trong quy trình tuyển dụng và là một nguyên do quan trọng trong chiến lược tuyển dụng chung. thiết lập một quy trình phỏng vấn bài bản, khách quan, chính xác là giúp liên kết nhu cầu giữa nhà tuyển dụng và ứng viên; đảm bảo tìm ra một mình phù hợp nhất.
