HỢP ĐỒNG, “nút thắt” khá lớn trong quy trình bán hàng B2B.
THÔNG THƯỜNG…
– NVKD chốt kèo giao dịch với KH
– NVKD gửi hợp đồng mẫu cho khách
– Chờ KH nhập thông tin, điều chỉnh & gửi lại
– NVKD gửi HĐ sang kế toán check lại, ký tên, đóng dấu (lâu lâu thêm nút thắt ở giám đốc không có mặt thì lại chờ thêm vài ngày)
– Mọi thứ xong thì cũng phải gửi chuyển phát HĐ cho khách
– Khách nhận được, bank tiền (có trường hợp thì bank trước đó)
– Phía KH cũng đóng dấu, ký tên. Gửi cpn lại một bản HĐ cho bên bán
– Ok thì bên bán hàng xuất hoá đơn, rồi lại gửi cpn cho KH hoá đơn đó
– Lâu lâu, lỗi gì đó lại điều chỉnh sml
– …
(Nói chung, mỗi KH là một trường hợp, nhưng kiểu như trên khá rối)
GỠ BỎ “NÚT THẮT”…
NẾU ĐƯỢC, tinh gọn bớt phần nào đó quy trình trên thì khâu CHỐT SALE -> “NỔ BANK” sẽ nhanh hơn (đội sale đỡ phải “đau tim” chờ tiền done kèo từ khách hàng)
– NVKD nên tạo tính chủ động
– Tự xin thông tin KH & soạn hợp đồng luôn (đừng để KH nhập thông tin, cù nhây có khi mất vài ngày)
– Nếu được, soạn HĐ, ký tên & đóng dấu luôn (gửi bản scan qua cho KH). => Nghệ thuật “vờ như đã xong”. Sau bước này là có thể yêu cầu KH “nổ bank” cho mình
– Bank vào thì cứ thế mà triển khai, không chờ đợi gì nữa
– Còn vụ Hợp Đồng/Hoá Đơn thì lúc đó sẽ dễ dàng hơn, cpn cho KH & chờ nhận lại bản hoàn chỉnh (nếu sai j thì điều chỉnh sau)
– …
Trước giờ ATP xử lý 1000-1500 khách hàng mỗi tháng, chỉ qua 1 kế toán xử lý all & rất đơn giãn. Vì đã gỡ được nhiều nút thắt & quy trình lằn nhằn. Nhất là trong khâu CHỦ ĐỘNG của NVKD & niềm tin có được từ khách hàng…
Chứ nếu mỗi HĐ bán hàng mà mất vài ngày mới xong thì sẽ rất rối, tốn nguồn lực NVKD & phát sinh nhân sự kế toán. ATP mỗi NVKD xử lý gọn 5-7 kèo/ngày cũng bình thường, và mọi thứ từ con dấu/chữ ký/hoá đơn chỉ diễn ra trong vài phút là DONE.
Một phần mọi thứ được NVKD phụ lên đơn trên phần mềm ERP (WinERP.vn) cũng giúp kế toán bớt cực hơn. Mọi thứ quản lý tại đây sẽ đỡ đau đầu hơn. Góc độ CEO cũng ko phải lo lắng nhiều về việc nhân viên gian lận, kế toán làm sai hay bất cập j đó diễn ra. Mọi thứ cập nhật real time cũng dễ theo dõi & quản lý hơn (từ quy trình đổ leads -> hoàn thành)
