Khai trương là sự kiện đánh dấu một sự khởi đầu của doanh nghiệp vì vậy người tổ chức sự kiện cần chuẩn bị một quy trình tổ chức kỹ lưỡng từ kịch bản cho đến bố trí nhân sự sao cho chuyên nghiệp. Cùng tham khảo cách tổ chức lễ khai trương Á Châu Event qua bài viết sau nhé.
Khai trương là gì?
Khai trương (Grand Opening) được bắt nguồn từ tiếng Hán trong đó “khai” nghĩa là mở đầu, “trương” nghĩa là lớn mạnh, phát triển và “khai trương” được định nghĩa là việc mở đầu của công việc kinh doanh, buôn bán với mong muốn sẽ ngày càng phát triển, mở rộng.
Khai trương được xem là buổi lễ quan trọng thường được tổ chức vào ngày bán hàng đầu tiên nhằm tạo không khí đông đúc và mang về những đơn hàng đầu tiên cho doanh nghiệp. Đa phần gắn liền với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hay chủ cửa hàng như khai trương chi nhánh, khai trương cửa hàng, khai trương showroom,…Ngoài ra còn có các lễ khai trương được tổ chức định kỳ vào ngày làm việc đầu tiên của năm nhằm mong muốn có một năm kinh doanh nhiều thuận lợi, may mắn, gặt hái được nhiều thành công.
Khai trương doanh nghiệp
Lập kế hoạch tổ chức khai trương
Lập kế hoạch trước khi tổ chức khai trương là một việc quan trọng cần thực hiện một cách nghiêm túc và chi tiết từ nội dung chương trình, concept chủ đạo, tiến độ thực hiện, phân công nhân sự cho đến chuẩn bị các thiết bị cho sự kiện như âm thanh, ánh sáng, lân sư rồng,…Đặc biệt, cần làm nổi bật nội dung chương trình từ đó gây ấn tượng cho khách mời tham dự.
Xác định mục tiêu, lý do tổ chức khai trương
Để có một kế hoạch tổ chức sự kiện tốt nhất đòi hỏi người lập kế hoạch cần xác định rõ mục tiêu mà doanh nghiệp muốn hướng tới là gì qua đó sẽ lên được nội dung chương trình chi tiết theo đúng hướng mà chủ doanh nghiệp mong muốn nhằm thu hút nhiều khách hàng quan tâm.
Thông thường các doanh nghiệp tổ chức lễ khai trương đều hướng đến mục đích chính là giới thiệu doanh nghiệp cùng sản phẩm, dịch vụ của mình đến các khách hàng. Bên cạnh đó thể hiện tầm nhìn chiến lược kinh doanh sản xuất trong tương lai.
Lập danh sách, số lượng khách mời cho sự kiện
Số lượng khách mời là yếu tố quan trọng quyết định tới quy mô và chất lượng của chương trình. Doanh nghiệp nên xem xét, lựa chọn các khách mời, đại biểu quan trọng có tầm ảnh hưởng sẽ giúp cho doanh nghiệp nâng cao hiệu quả của buổi lễ khai trương. Đối tác và những khách hàng tiềm năng đặc biệt quan trọng giúp cho sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp tiếp cận khách hàng một cách tự nhiên và hiệu quả.
Thiệp mời và các công tác tiếp đón khách mời cần được thực hiện một cách chu đáo, cẩn thận nhằm mang đến ấn tượng tốt cho khách hàng.
Ý tưởng cho chủ đề buổi lễ khai trương
Chủ đề buổi lễ khai trương sáng tạo và độc đáo chắc chắn sẽ để lại ấn tượng sắc với khách mời chương trình. Để có được chủ đề mới mẻ người lập kế hoạch cần đưa ra các ý tưởng concept phù hợp mục tiêu mà doanh nghiệp muốn hướng đến. Chủ đề của chương trình sáng tạo là một điểm nhấn giúp buổi khai trương của doanh nghiệp trở nên khác biệt và độc đáo so với các doanh nghiệp khác.
Ý tưởng sáng tạo cho buổi lễ khai trương cũng là một yếu tố marketing truyền miệng hiệu quả, giúp quảng bá sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đến nhiều khách hàng tiềm năng hơn.
Ý tưởng và chủ đề độc đáo
Sắp xếp các hạng mục cần chuẩn bị theo thứ tự
Việc sắp xếp các công việc cần chuẩn bị theo thứ tự giúp cho thời gian triển khai lễ khai trương được thực hiện nhanh chóng và có nhiều thời gian trống dự phòng các trường hợp rủi ro có thể xảy ra.
Dự trù kinh phí và ngân sách tổ chức
Trước khi bắt đầu sự kiện người lập kế hoạch cần có một bảng dự trù kinh phí chi tiết. Trong bảng dự trù cần ghi rõ chi phí của từng hạng mục như chi phí tiệc, chi phí thuê MC, chi phí thuê âm thanh, ánh sáng các thiết bị cho sự kiện,…Và các chi phí phát sinh khác.
Thiết kế kịch bản cho chương trình
Ý tưởng được xem là bộ xương của buổi lễ thì kịch bản cho chương trình sẽ là những mảnh ghép hoàn chỉnh giúp cho buổi lễ khai trương được diễn ra thành công, tốt đẹp.
Trong một sự kiện lớn như lễ khai trương thì người lập kế hoạch cần có một kịch bản lớn và những kịch bản của các bộ phận khác nhau để cùng phối hợp thực hiện cụ thể như sau:
-
Kịch bản điều phối chung: Loại kịch bản tổng quát và cơ bản nhất nhằm dùng cho người quản lý sự kiện có thể giám sát biết được buổi lễ gồm những tiết mục gì, các bộ phận hỗ trợ đang thực hiện đến các bước nào từ đó phối hộp cho nhịp nhàng.
-
Kịch bản cho MC: Đối với kịch bản MC sẽ có các thông tin chi tiết nhằm điều khiển chương trình một cách hiệu quả như: Đón khách, văn nghệ chào mừng, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu,…
-
Kịch bản cho bộ phận kỹ thuật: Là kịch bản dành cho bộ phận kỹ thuật của buổi lễ khai trương việc xây dựng kịch bản cho bộ phận kỹ thuật phần nào giúp người quản trị có thể kiểm soát được âm thanh, ánh sáng một cách tối ưu như: thời gian lên nhạc cho tiết mục văn nghệ, khi nào sẽ trình chiếu màn hình, ánh sáng cho từng giai đoạn thời gian,…
Quy trình tổ chức lễ khai trương
Sau khi hoàn tất bước lập kế hoạch người quản lý chương trình sẽ tiến hành triển khai thực hiện các bước chi tiết cho lễ khai trương từ các khâu gửi thư mời cho đến thi công lắp đặt thiết bị âm thanh, ánh sáng, kịch bản cho chương trình.
Gửi thư đến khách mời
Cấp lãnh đạo sẽ tiến hành gửi mail đến các khách mời cũng như khách hàng tiềm năng đến tham dự sự kiện. Bên cạnh đó, ban tổ chức sẽ tiến hành gửi thư mời bản cứng đến các khách hàng trong danh sách ban lãnh đạo đã duyệt.
Tiến hành thi công các hạng mục tại địa điểm tổ chức
Tại khu vực diễn ra lễ khai trương cần được thi công, trang trí kĩ lưỡng đảm bảo an toàn cho khách mời. Các thiết bị cơ bản cần có cho một sự kiện khai trương người quản trị cần chuẩn bị như:
-
Đặt tiệc mặn hoặc tiệc ngọt, đồ uống cho các khách mời tham dự.
-
In ấn backdrop tại sân khấu, các banner và standee tại các điểm ngoài trời,…Theo kích thước phù hợp.
-
Hệ thống âm thanh, ánh sáng điều chỉnh sẵn sàng, phù hợp với số lượng khách mời tham dự.
-
Hoa tươi, cột barie, pháo điện, pháo giấy sử dụng để trang trí sân khấu.
-
Các dụng cụ hỗ trợ cắt băng khai trương như: khay, kéo, băng đỏ và hoa cài.
-
Hòm bốc thăm phục vụ cho tiết mục bốc thăm may mắn trong sự kiện.
-
Quà tặng cho các khách mời tham dự buổi lễ khai trương.
Không gian buổi tiệc được trang trí độc đáo và đẹp mắt
Bố trí và sắp xếp nhân sự
Bố trí và sắp xếp nhân sự cho buổi lễ khai trương cụ thể như: hậu cần, MC, Ca sĩ, PG, lân sư rồng và thợ quay phim chụp hình. Người quản trị chương trình cần cân nhắc lựa chọn nhân sự cho phù hợp đảm bảo người tham gia đã có kinh nghiệm tại vị trí đảm nhận trong sự kiện.
Đội ngũ PG tiếp đón khách mời cần gọn gàng và chu đáo
Kịch bản chi tiết cho buổi lễ khai trương
Kịch bản cho một sự kiện khai trương thường sẽ cơ bản gồm những phần chính như:
-
Đón khách: Ban lãnh đạo công ty chào đón khách mời đến tham dự và chụp hình checkin cùng khách mời. Việc tiếp đón chu đáo thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo ấn tượng tốt cho khách mời đến sự kiện.
-
Văn nghệ mở màn: Tiết mục mở màn đặc sắc giúp thu hút sự chú ý của các khách mời, tạo không khí náo nhiệt cho sự kiện.
-
Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu: MC giới thiệu các khách mời, đại biểu đến tham dự. Đại diện phát biểu tuyên bố khai mạc chương trình. Giới thiệu về doanh nghiệp và các sản phẩm của doanh nghiệp.
-
Nghi thức cắt băng: Cắt băng khai trương và múa lân biểu diễn.
-
Trải nghiệm sản phẩm: Hướng dẫn khách hàng tham gia trải nghiệm dùng thử các sản phẩm giúp khách hàng cảm nhận thực tế sản phẩm và có đánh giá đúng về sản phẩm cũng như doanh nghiệp.
-
Biểu diễn văn nghệ: Biểu diễn văn nghệ xen kẽ giúp khách mời trải nghiệm sản phẩm một cách thư giãn và thoải mái hơn.
-
Bốc thăm trúng thưởng: Đại diện doanh nghiệp bốc thăm và công bố khách mời may mắn nhận được quà của chương trình. Giúp doanh nghiệp giao lưu với các khách hàng một cách tự nhiên và quảng bá sản phẩm đến khách hàng.
-
Kết thúc buổi lễ: Đại diện phát biểu bế mạc chương trình, gửi lời cảm ơn đến tất cả khách mời và gửi quà tặng cho các khách mời tham dự.
Để tổ chức thành công lễ khai trương cho doanh nghiệp, giúp quảng bá sản phẩm cũng như doanh nghiệp đến nhiều khách hàng tiềm năng đòi hỏi người quản lý cần lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp khi đó sẽ giúp cho sự kiện khai trương mang lại giá trị và hiệu quả nhất.
Á Châu Event được thành lập từ năm 2008 với đội ngũ nhân viên, chuyên viên chuyên nghiệp cùng nhiều năm kinh nghiệm tổ chức các sự kiện lớn nhỏ. Chúng tôi đã và đang nỗ lực hết mình nhằm mang đến những trải nghiệm thú vị cho khách hàng.
Ngoài dịch vụ tổ chức trọn gói sự kiện khai trương, chúng tôi còn tổ chức các sự kiện như: Tổ chức lễ khánh thành sukienachau.com, Team Building, Gala Dinner, tổ chức ra mắt sản phẩm,…Cung cấp thiết bị và nhân sự cho sự kiện như âm thanh, ánh sáng, MC, PG chương trình và nhiều dịch vụ đi kèm khác.
Á Châu Event cung cấp dịch vụ trọn gói với nhân sự chuyên nghiệp
Hãy trải nghiệm dịch vụ của Á Châu Event bạn sẽ có một buổi lễ khai trương thành công và sáng tạo nhất nhé. Quý khách có thể liên hệ đặt dịch vụ của chúng tôi qua thông tin sau.
THÔNG TIN LIÊN HỆ: