PO là gì? Chắc hẳn những bạn là nhân viên bán hàng hay trực tiếp làm trong môi trường xuất nhập khẩu… đã không còn quá xa lại với PO. Nhưng liệu có bao nhiêu người trong số đó hiểu được từ A đến Z ý nghĩa và tham vọng khi tận dụng lại giấy tờ này?
Bài viết này tranthinhlam.com sẽ cùng bạn tìm hiểu về PO là gì? Tầm có ảnh hưởng của chúng ra sao? Hãy cùng tham khảo ngay sau đây nhé!
PO là gì?
PO là chữ viết tắt của Purchase Order được hiểu dễ dàng là đơn đặt hàng mà người mua gửi cho người bán. PO hoạt động nhằm mục đích xác nhận về việc mua hàng trước khi quá trình mở đầu.
PO là công cụ, căn cứ quan trọng để 2 bên lập ra hợp đồng mua bán. Content nội dung của đơn đặt hàng bao gồm các thông tin chi tiết bắt buộc như:
- Số lượng hàng hoá
- Quy cách
- Yêu cầu giá trị
- Giá bán
- Thời gian ship
- Địa chỉ ship và những cần chú ý cho các trường hợp bất khả kháng.
Cấu trúc hoàn chỉnh của PO là gì?
Một đơn đặt hàng chuẩn đều phải bao gồm từ A đến Z 3 phần chính như sau:
Phần mở đầu: Là tên gọi, mã số đơn đặt hàng, tên gọi công ty cùng các thông tin liên hệ căn bản.
Phần Content chính: Là phần bao gồm tên gọi hàng hoá, số lượng, chất lượng, điều khoản về đóng gói, mô hình vận chuyển, thành toán, bảo hiểm hàng hóa cùng các điều khoản trong tình trạng vi phạm hợp đồng…. Đây được xem là điều kiện cần có nhất trong đơn đặt hàng dịch vụ thương mại. Là căn cứ và cơ sở để hai bên thực hiện đúng nghĩa vụ.
Phần kết: Phần thường có ghi số lượng đơn đặt hàng, khoảng thời gian có hiệu lực, dấu và chữ ký xác nhận hai bên. Đơn đặt hàng có giá trị khi phải có đủ dấu và chữ ký của các bên liên quan.
Tại sao cần lập PO trong quá trình mua bán?
Như đã nhắc ở trên PO là căn cứ quan trọng để 2 bên lập ra hợp đồng và cũng là những ràng buộc để quá trình mua bán được diễn ra một cách tốt nhất. Không chỉ có thế người ta dùng đơn đặt hàng vì một số lý do sau:
- Đơn đặt hàng bao gồm đầy đủ thông tin nguyện ước của người mua muốn được cung cấp và đáp ứng từ người bán
- Ngoài ra, purchase order được xem như một loại giấy tờ được ủy quyền trong vấn đề giao dịch thanh toán và kinh doanh. Khi người bán đồng ý, Purchase Order sẽ trở thành một thương lượng mang tính ràng buộc tựa như hợp đồng mà cả hai bên đã ký kết.
- Đơn đặt hàng của là bằng chứng để giúp người bán bảo vệ quyền lợi hợp pháp của bản thân mình trong các tình huống người mua vi phạm quy định 2 bên.
- Giúp quản trị đơn hàng: PO cung cấp cho nhóm mua sắm, tài chính và vận hành tài liệu chính thức về việc ship đang đến hay chờ xử lý, cho phép họ theo dõi và quản trị đơn hàng hiệu quả hơn.
- Giúp lập ngân sách: Khi một đơn đặt hàng được tạo, người mua có thể tính các chi phí này vào ngân sách của doanh nghiệp và do đó, chi tiêu khôn ngoan hơn.
Từ những tác dụng trên đã cho thấy tầm đáng kể của PO không chỉ cho người mua mà còn người bán giúp quá trình thực hiện việc trở nên dễ dàng và đơn giản và minh bạch, tốc độ hơn xử lý được các vấn đề phát sinh.
Có mấy loại PO phổ biến?
Hiện nay có 2 dạng PO nhiều người biết đến là PO điện tử và phi điện tử. Tùy thuộc vào vào chính sách cũng như quy định mua bán của công ty mà có cách đặt hàng cho phù hợp. Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp và công ty đều ứng dụng cả hai cách thức này.
PO điện tử
Đơn đặt hàng điện tử được xây dựng dựng dựa trên hệ thống internet, và truyền tới người bán. Các đơn đặt hàng điện tử có thể dùng để mua hàng hoá và dịch vụ của bất kì một công ty thương mại dịch vụ nào.
Đơn đặt hàng điện tử còn được gọi với nhiều tên khác như: mua sắm điện tử, mua hàng điện tử, yêu cầu mua hàng điện tử. Loại hình PO điện tử ngày càng rất được yêu thích cho do tính hệ thống và sự tiện lợi.
PO phi điện tử
Bên cạnh cách thức đặt hàng hiện đại thì nhiều công ty vẫn ưa chuộng lối đặt hàng truyền thống. Hồ sơ đặt hàng của họ chủ yếu là trên giấy và làm thủ công.
Mặc dù đây là cách làm đơn giản và dễ thực hiện nhưng hiện nay người ta không còn chuộng loại hình PO này nữa vì còn tồn tại khá nhiều nhược điểm về lưu trữ, bảo quản cũng như ảnh hưởng đến quy trình làm việc giữa 2 bên.
Nhiều bạn đọc đến đây vẫn còn thắc mắc, vậy PO và hóa đơn liệu có khác nhau hay không? Thì câu là trả lời là đầy đủ khác biệt, Sau đâu là những điểm khác nhau cơ bản:
- PO là người mua sắp xếp cho người bán trước khi thanh toán diễn ra, còn hóa đơn thì ngược lại. Hóa đơn được người bán giao cho người mua để yêu cầu thanh toán sau khi công đoạn kết thúc đơn đặt hàng được gửi cho người bán, trong khi hóa đơn được gửi cho người mua.
- Đơn đặt hàng liệt kê chi tiết đơn bán và ngày ship của đơn hàng. Trong khi hóa đơn bao gồm giá của đơn sản phẩm, điều khoản và điều kiện thanh toán và ngày đến hạn thanh toán.
Vừa rồi là chia sẻ của tranthinhlam.com về nội dụng PO là gì? Hi vọng qua bài viết PO là gì? Ảnh hưởng của PO trong kinh doanh đã mang đến cho bạn các thông tin hữu ích. Hãy CMT & Share bài viết nếu bạn thấy hay nhé!
Phương Duy – Tổng hợp và Edit