Bảng Kanban là gì? Sử dụng KanBan trên WinWork để tương tác công việc hiệu quả

Sử dụng KanBan trên WinWork để tương tác công việc hiệu quả

Nếu ai đã từng dùng qua các phần mềm như WinWork, Trello, Myxteam, 1Office, Base, Kanbantool,… chắc đã khá quen thuộc với việc sử dụng kanban để quản lý các ghi chú cá nhân & tương tác teamwork.

1. Bảng Kanban là gì?

Kanban là một phương pháp tinh gọn để quản lý và cải thiện công việc trên các hệ thống của con người. Cách tiếp cận này nhằm quản lý công việc bằng cách cân bằng các nhu cầu với năng lực sẵn có và bằng cách cải thiện việc xử lý các tắc nghẽn ở cấp hệ thống. Theo Wikipedia.

Đọc đoạn định nghĩa trên, có thể sẽ hơi khó hiểu. Nhưng nhìn qua hình vẽ dưới đây!

Hiểu đơn giản, quản lý công việc theo bảng kanban là hình thức ghi chú các nhiệm vụ/công việc, theo từng cột trạng thái để dễ dàng theo dõi & nắm bắt, dễ dàng điều chỉnh trạng thái bằng cách dịch chuyển vị trí nhiệm vụ theo các cột. Trên các phần mềm, việc thao tác, kiệm soát & tương tác teamwork sẽ dễ dàng hơn bởi nhiều tính năng hỗ trợ.

Các cột tại bảng Kanban thường được sử dụng là:

Việc Cần Làm | Đang Làm | Hoàn Thành | Thất bại
Todo | Doing | Done | Fail

Thực tế, chúng ta có thể tùy chỉnh tên, thêm bớt tên các cốt một cách dễ dàng.

======

2. Lợi ích khi sử dụng bảng kanban để tương tác công việc

– Quản lý công việc cá nhân hiệu quả
– Quản lý, tương tác công việc thông qua kanban
– Giúp nhân viên list ra được khối lượng mình làm (không cần báo cáo)
– Giúp quản lý dễ dàng theo dõi & đánh giá
– Giúp teamwork làm việc hiệu quả
– Sắp xếp khoa học & dễ theo dõi
– …

3. CÁCH DÙNG KANBAN ĐỂ QUẢN LÝ CÔNG VIỆC CỦA DOANH NGHIỆP

– Tạo từng dự án (ví dụ: atpweb, atpcare, atpmedia,…)
– Tạo từng phòng ban (phòng kinh doanh, phòng marketing, phòng IT, phòng kế toán, phòng nhân sự,…)

Bên trong mỗi dự án, phòng ban là những nhóm nhân sự được chọn theo dõi & tương tác công việc tại dự án đó (từ cấp quản lý & nhân sự)
– Tạo các task (công việc nhỏ) thực hiện (từng cá nhân)
– Quản lý tạo task giao việc cho nhân viên
– Nhân viên cập nhật trạng thái tại task đó
– Tương tác, thảo luận & hỗ trợ bên trong task
– ..

=========

4. CÁC THÓI QUEN CŨ KHI LÀM VIỆC TEAMWORK KÉM HIỆU QUẢ:

– Ghi chú trên giấy, điện điện (rời rạc, chỉ theo dõi được cá nhân)
– Nhớ công việc trong đầu (dễ quên & khó theo dõi)
– Tương tác, thảo luận công việc qua email, zalo, skype, facebook,… (khó kiểm soát, dễ sao nhãng)
– …
Hậu quả:
– Dễ quên việc
– Dễ sao nhãng (khi sử dụng FB, Zalo,…)
– Công việc rối ren & không biết phải làm gì
– Không tương tác được với teamwork
– Công việc kém hiệu quả

5. Thay đổi thói quen tương tác công việc mới:

– Từng công việc cập nhật tại hệ thống (tạo task – ko ghi nhớ trong đầu nữa, ko ghi chú rời rạc nữa)
– Quản lý giao việc qua hệ thống (tạo task & gán nhân viên được giao vào nhiệm vụ. Ko sử dụng Email, Zalo hay FB để giao việc nữa)

Lợi ích:
– Giúp bản thân từng nhân sự nắm tự nắm bắt & theo dõi công việc của mình (làm việc khoa học)
– Giúp quản lý dễ theo dõi khối lượng của nhân sự
– Giúp teamwork thấy khối lượng của dự án/teamwork & hoạt động “TRÔI VIỆC”, tránh trùng lặp & chồng chéo nhau
– Giúp có môi trường tương tác, thảo luận dễ dàng hơn
– Đặc biệt, tăng hiệu suất làm việc đội nhóm & tiết kiệm nhiều chi phí lãng phí của doanh nghiệp
– …

=========

6. Kinh nghiệm sử dụng hiệu quả:

– Toàn bộ teamwork sẵn sàng thay đổi cách làm việc mới (não bộ muốn tiếp thu, thay đổi thay vì bạo thủ)
– Siêng năng & kiên trì trong thời giai đầu để tạo thói quen mới (cần 21 ngày để toàn bộ ekip quen với cách tương tác công việc mới. Sau giai đoạn này có bắt quay lại tương tác cách cũ thì chắc chắn team sẽ không muốn nữa)
– Chấp nhận những bất cập, những sai lầm giai đoạn đầu sử dụng (càng dùng càng thấy sướng & hiểu giá trị của phần mềm mang lại)
– Đừng cầu toàn, đừng sợ sai (cứ tạo task, đặt tên theo cách mình thích. Theo thời giai mình sẽ biết điều chỉnh như thế nào để phù hợp hơn)
– …

7. Những lợi ích & tính năng khác có tại WinWork.

LỢI ÍCH KHI SỬ DỤNG KANBAN Ở PHẦN MỀM WINWORK:

– Tạo nhiều dự án con
– Tuỳ chỉnh linh hoạt các cột
– Bộ lọc đa dạng để thuận tiện theo dõi
– Xem báo cáo dễ dàng theo nhiều hình thức, dễ dàng nắm bắt & so sánh độ hiệu quả từng nhân sự
– Theo dõi nhiệm vụ (trang cập nhật & nhắc nhở các nhiệm vụ cá nhân từng nhân sự)
– Nhận notification (thông báo) tại task mình theo dõi
– …

Ngoài tính năng Quản Lý Dự Án (Công việc theo Kanban). Tại winwork còn rất nhiều tính năng khác đáp ứng nhu cầu QUẢN LÝ CÔNG VIỆC & NHÂN SỰ TOÀN DIỆN
– Phần mềm với hơn 10 phân hệ cơ bản
– Đầy đủ tính năng cần thiết để quản lý công việc & hoạt động nhân sự của doanh nghiệp
– Giao diện trực quan, dễ dàng làm quen & sử dụng
– Được hỗ trợ miễn phí trong quá trình sử dụng
– Chi phí rẻ hơn so với sử dụng WinERP
– Khả năng mở rộng, tuỳ biến cao (đồng bộ với WinERP khi nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp nhiều hơn)
– …

CÁC TÍNH NĂNG CHÍNH CỦA WIN-WORK:

– Quản lý nhiệm vụ
– Thảo luận nội bộ (có apps)
– Quản lý cá nhân (email, ghi chú, xin nghỉ phép, lịch biểu,…)
– Quản lý dự án (tương tác công việc, giao việc, theo dõi từng task/dự án,…)
– Quản lý nhân sự (phòng ban, các hợp đồng, hồ sơ nhân viên,…)
– Quản lý tuyển dụng (thu leads, đo lường, quản lý thông tin/trạng thái của ứng viên,…)
– Quản lý chấm công (checkin-checkout tại hệ thống, theo dõi real time lịch làm việc của nhân sự, đồng bộ với tính lương,…)
– Quản lý bảng lương (xem bảng lương, phiếu lương, cấu trúc lương,…)
– Quản lý tài liệu
– Xem báo cáo (CEO/Manager theo dõi mọi hoạt động của doanh nghiệp/team dễ dàng theo từng hoạt động chi tiết. Bộ lọc đa năng & rất chi tiết)
– Thiết lập hệ thống (phân quyền từng nhân viên, tính năng hệ thống cài đặt/tùy chỉnh linh hoạt theo từng nhu cầu của doanh nghiệp)
– …
Thông tin chi tiết tính năng xem tại: Winerp.vn/winwork

=========

KHÁC BIỆT TRONG DỊCH VỤ CỦA WINERP SO VỚI THỊ TRƯỜNG:

– Đào tạo, training sử dụng hệ thống hoàn toàn miễn phí (phí đào tạo trên thị trường ~10-30triệu)
– Có đầy đủ video, tài liệu hướng dẫn chi tiết từng phân hệ, từng tính năng bên trong phần mềm
– Phần mềm được phát triển dựa trên mã nguồn mở #odoo_erp (có cộng đồng phát triển mạnh, tính kế thừa & mở rộng cao với hơn 4500 apps)
– Cải tiến rất nhiều từ bản Odoo Community 11 (basic hơn, dễ sử dụng hơn, tiện lợi hơn, giá rẻ hơn,…)
– Chuẩn hoá tính năng phù hợp với hoạt động quản trị của doanh nghiệp VN
– Chuẩn hoá 100% ngôn ngữ thuần Việt, giao diện trực quan, dễ dàng làm quen & sử dụng
– Đội ngũ tư vấn & hỗ trợ có chuyên môn cao, hỗ trợ nhiệt tình mọi lúc mọi nơi
– Backup dữ liệu tự động, tính bảo mật cao
– Cập nhật lỗi tự động, fix lỗi ngay trong ngày
– Giải pháp server tiên tiến, giúp hệ thống có tính ổn định cao
– Update tính năng mới liên tục & miễn phí
– Giúp mỗi doanh nghiệp có hệ thống quản trị riêng chuyên nghiệp (chi phí thông thường doanh nghiệp sẽ tốn hàng trăm triệu đến hàng tỷ đồng để có hệ thống ERP)
– Chi phí sử dụng rẻ top 1 thị trường (ở đâu rẻ hơn, #WinERP cam kết sẽ có mức giá cạnh tranh hơn. Và vẫn đảm bảo được chất lượng hệ thống & dịch vụ phục vụ!)
– …

=========

LỢI ÍCH LỚN CỦA DOANH NGHIỆP KHI SỬ DỤNG WINWORK:

– Giúp doanh nghiệp có hệ thống quản lý công việc, tương tác nội bộ toàn diện
– Giúp minh bạch mọi hoạt động, dễ theo dõi, dễ hỗ trợ,…
– Giúp gắn kết nhân sự, tạo hứng thú làm việc
– Giúp xây dựng quy trình, văn hóa doanh nghiệp
– Giúp CEO “nhẹ đầu” & THOÁT KHỎI doanh nghiệp (quản lý từ xa, không cần có mặt ở công ty)
– Giúp cắt giảm những quy trình rắc rối, tốn nguồn lực (họp hành trực tiếp, giao việc trực tiếp, thảo luận qua email,…)
– Giúp phát hiện ra phòng ban, nhân sự làm việc kém hiệu quả (cắt giảm, thay thế hoặc hỗ trợ)
– Giúp CEO dễ dàng thấy “BỨC TRANH TOÀN CẢNH”, theo từng giai đoạn. Dễ dàng NHẬN ĐỊNH & ĐIỀU CHỈNH (các quyết định sẽ đúng đắn hơn khi không có hệ thống quản trị)
– …
=> Tiết kiệm nguồn lực lãng phí, tăng hiệu suất lao động của doanh nghiệp x2-3 lần.

CHI PHÍ SỬ DỤNG: chỉ 390K/tháng (gói 8 users, cam kết rẻ nhất thị trường hiện nay)

=========
WINWORK – CHUẨN HÓA QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA DOANH NGHIỆP (ứng dụng hệ thống là cách dễ dàng để giúp doanh nghiệp SMEs có định hướng chuẩn hóa)

THAM KHẢO HỆ THỐNG DEMO:

(có full data, dễ dàng làm quen & hiểu hệ thống chỉ sau 15-30 phút tìm hiểu)

Link đăng nhập hệ thống demo: Winwork.winerp.vn/web
Tài khoản: winworkvn@gmail.com
Password: 123456789

=========
NOTES: ae dành 15-30p nghiên cứu hệ thống, để hiểu quy trình làm việc của một SMEs thông thường. Sẽ không uổng công đâu ạ! (dù là cấp quản lý hay nhân sự tại các công ty)